Um projeto demanda o planejamento de muitas etapas, desde a sua idealização, objetivo, passando por cada etapa de execução e áreas envolvidas. Para garantir um bom resultado final, muitas empresas implementam a gestão de projetos em suas áreas. Mas você sabe como estruturar este planejamento? Saiba mais no conteúdo da C.A. Brasil.
O que é gestão de projetos?
Em tese, compreendemos gestão de projetos como um conjunto de competências e ações com etapas de idealização, planejamento, implementação, execução, análise e monitoramento. E entende-se por projetos a gestão de áreas específicas como Financeira, Logística, TI, por exemplo, ou algum projeto que demande maior energia temporariamente.
Este projeto que demanda maior empenho por um determinado período de tempo pode ser o lançamento de algum produto, serviço e até uma melhoria implementada entre as áreas dentro de uma empresa.
Existe uma confusão comum que ocorre entre a gestão de projetos e a gestão de processos. Esta última trata de uma prática que se repete, mais mecanicamente, e que pode ser aprimorada, mas que têm como essência um ciclo repetitivo, diferente do projeto que tem demanda um esforço maior dentro de uma janela de tempo para sua implementação e que até pode vir a se tornar, futuramente, um processo, com práticas contínuas, mas não neste momento de execução.
Etapas da gestão de projetos
É preciso estabelecer uma data para início e entrega de cada etapa do projeto, detalhando as áreas e colaboradores envolvidos em cada uma delas, atribuindo também a eles um prazo para execução da sua etapa de trabalho.
É importante dizer que ainda que uma empresa tenha um nicho muito específico, com projetos aparentemente similares, a gestão de projetos nunca é igual. Cada projeto tem suas peculiaridades, dificuldades específicas, imprevistos e etc. Então, um erro frequente e que deve ser evitado a todo custo é a tentativa de reproduzir modelos usados anteriormente e que funcionaram. Tais modelos podem servir como referência, mas é importante que o gestor tenha em mente que cada projeto é único, com objetivos característicos, colaboradores com personalidades muito diferentes, dificuldades de cada área e relacionamento com fornecedores, quando for o caso.
Quais os benefícios da gestão de projetos
Entre as diversas vantagens que a gestão de projetos pode trazer para a sua empresa listamos como principais:
- Melhores resultados: ao fazer um planejamento detalhado, o gestor de projetos tem uma visão aprofundada de cada etapa, identificando falhas e possíveis pontos de melhoria. Esse monitoramento ao longo do projeto contribui para a entrega de um produto final de qualidade.
- Motivação da equipe: um projeto é composto principalmente por pessoas. Quanto mais claro e inclusivo for o projeto, considerando a contribuição de ideias (não apenas de execução de cada um), mais a equipe estará motivada. Valores como a comunicação e a transparência devem estar claros e são pilares essenciais de um projeto.
- Gerenciamento de tempo: monitorando o tempo gasto na implementação de cada etapa, o gestor consegue obter uma visão macro tanto da produtividade da equipe como de possíveis focos de atenção, os chamados “gargalos”,revendo seus processos e fazendo as mudanças necessárias a tempo de nao impactarem o resultado ou prazo final.
- Redução de custos: esse é um dos principais benefícios. Ao estruturar um projeto, o orçamento é feito considerando todas as etapas e até eventuais imprevistos. Com um orçamento bem estabelecido o projeto terá maior segurança para ser implementado.
Na C.A. Brasil temos um time especializado em gestão de projetos que poderá oferecer uma consultoria especializada para a sua empresa. Entre em contato conosco e saiba mais.
